Kilka zasad dobrej organizacji czasu

Jeśli żyjesz w nieustannym pośpiechu a w głowie masz długą listę niezrealizowanych zamierzeń to znak, że twoja organizacja czasu wymaga poprawy. Nie martw się jednak, w takiej sytuacji jak ty jest miliony osób. Na szczęście umiejętności zarządzania sobą w czasie każdy może się nauczyć.

Planowanie to podstawa wszystkiego

Bez planowania możesz zapomnieć o dobrej organizacji czasu. Gdy sami nie wiemy, co dokładnie chcemy zrobić, przeskakujemy z jednej czynności na drugą. Zaczynamy coś a w międzyczasie przerywamy i robimy coś innego. Jest to bardzo nieefektywne, bo nie dość, że się rozpraszamy to praca w takim trybie szybko męczy. Wyrób sobie, więc nowy nawyk, który polega na tym, że zawsze wieczorem przygotowujesz plan na kolejny dzień. Nie ważne czy zrobić to w aplikacji czy na zwykłej kartce papieru. Wyznacz sobie 3 do 5 zadań. Nie więcej! To bardzo ważne, chodzi o to by robić te zadania, które są priorytetowe, czyli posuwają nas do przodu. Produktywność nie polega na tym, że mamy robić więcej w tak samo długim czasie. Tu chodzi właśnie o to, żeby mieć więcej wolnego czasu dla siebie.
Gdy wiesz, co masz do zrobienia ustal priorytety. Zadanie najważniejsze zawsze rób na początku. Im później tym mniej istotne zadanie. Jeśli nie uda się zrobić tych z końca listy, przenosimy je na kolejny dzień. Na każde zadanie ustal sobie także czas na jego wykonanie i dodaj tutaj około 20% niż myślisz, że potrzebujesz. Życie pokazuje, że prawie zawsze przydarzają się okoliczności nieprzewidziane.

Nie rozpraszaj się

Gdy pracujesz, przede wszystkim nie rozpraszaj się. To bardzo ważne! Dobrze jest pracować z użyciem techniki, Pomodoro, czyli 25 minut pracy i 5 minut przerwy i tak robimy przez 4 cykle, po czym następuje dłuższa przerwa. Robienie krótkich przerw jest bardzo ważne, gdyż udowodniono, że po około 20 minutach mózg zaczyna pracować mniej wydajnie. Zanim zaczniesz odmierzać czas pracy uporządkuj biurko i zastanów się, co będziesz robić. Następnie wyłącz wszelkie rozpraszacze. Nie otwieraj przeglądarki, jeśli nie musisz. Wycisz telefon albo włącz tryb samolotowy a najlepiej odłóż go poza zasięg biurka.

Pracuj w odpowiednim czasie

Badania pokazały, że efektywni jesteśmy przez góra 6 godzin po przebudzeniu. Nie jest, więc tak istotne, o której godzinie, kto wstaje, jednak najważniejsze zadania trzeba wykonać w pierwszej części dnia.

Pracuj w blokach tematycznych

Praca w blokach tematycznych to ogromna oszczędność czasu. Chodzi tu o grupowanie zadań. Wykonuj za jednym zamachem działania przy komputerze, innym razem telefony a jeszcze innym jadąc na pocztę załatw wszelkie sprawy, które masz po drodze. Praca w blokach przynosi także taka korzyść, że mniej nas męczy. Można, więc jeśli ktoś prowadzi firmę w domu, przykładowo w poniedziałki pisać teksty, we wtorki promować bloga, w środy robić zdjęcia i obrabiać je graficznie, we czwartki zająć się portalami społecznościowymi a piątki poświęcić na sprawy biurowe i księgowe.